Převedli jsme organizaci Robotiády z tabulek do přehledného interního systému

Robotiáda je mezinárodní robotická soutěž a robotický den v Brně, kde až čtyřčlenné týmy dětí a studentů staví vlastní roboty převážně na platformě LEGO a soutěží v několika disciplínách.

→ Výchozí výzva:

Při tvorbě webu Robotiády se ukázalo, že organizace soutěže vedle veřejné prezentace akce naráží i na limity interních procesů, které stojí převážně na propojených Google tabulkách a formulářích. Cílem proto bylo navrhnout srozumitelný systém pro práci s registracemi, daty a organizačními informacemi, který usnadní koordinaci organizátorům, rozhodčím a účastníkům zpřístupní vše důležité na jednom místě.

→ Hlavní zjištění:

Ze spolupráce s organizátory i rozhodčími vyplynulo, že největší zátěž nepředstavuje samotná soutěž, ale práce s informacemi v jejím pozadí. Robotiáda měla vedle veřejného webu silnou potřebu vytvořit přehledné interní zázemí, které usnadní organizaci týmů, zpřístupní důležitá data podle konkrétní role a omezí závislost na propojených tabulkách a formulářích.

Spolupráce se proto soustředila na tři hlavní oblasti:

1. Přehlednější práci s týmy a daty:
   Nahrazení množství propojených Google tabulek a formulářů srozumitelným systémem, který usnadní evidenci týmů, filtrování údajů i navazující organizační práci.
2. Snazší dohledání správných informací na správném místě:
   Vytvoření prostředí, ve kterém účastníci, organizátoři i rozhodčí uvidí právě ty informace, které potřebují — od organizačních pokynů a harmonogramu až po interní moduly pro řízení soutěže.
3. Plynulejší průběh akce:
   Návrh řešení, které urychlí předávání informací a pomůže tomu, aby se během soutěže nečekalo na systém, ale vše běželo plynule pro soutěžící i organizátory.

→ Řešení a dopad:

Do řešení jsme promítli dvě hlavní perspektivy: 1. potřeby účastníků a 2. interní potřeby organizátorů a rozhodčích. Od toho se odvíjela linie veřejného webu a linie interního organizačního systému, který jsme postavili na platformě Websy.

• Účastníkům jsme zpřístupnili vše důležité na jednom místě. Účastníci zde mají k dispozici organizační pokyny, informace k soutěži i harmonogram akce. Součástí řešení je i konkrétní přehled navázaný na tým nebo robota, aby každý snadno našel to, co se ho přímo týká.
• Organizaci akce jsme přesunuli z propojených tabulek do uspořádaného  systému. Navrhli jsme interní prostředí pro práci s týmy, které usnadňuje filtrování, správu informací i navazující komunikaci.
• Celé řešení jsme navrhli podle reálného průběhu soutěže. Vycházeli jsme především ze zkušeností rozhodčích a organizátorů, aby systém podporoval skutečný provoz akce a nezdržoval její průběh. Výsledkem je funkční zázemí, které již přes tři roky pomáhá Robotiádě běžet efektivněji a s větší jistotou.